Impessa.id, Yogyakarta: Keadaan pandemi Covid-19 yang belum usai tidak menyurutkan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta (UMY) untuk tetap produktif menggelar konferensi ilmiah secara virtual selaras protokol kesehatan Covid-19. Pelaksanaan konferensi tersebut juga diimbangi dukungan IT dan 50 Virtual Room yang disediakan oleh Biro Sistem Informasi (BSI UMY) agar sivitas akademika ikut serta secara virtual dalam konferensi baik lingkup nasional maupun internasional.

Winny Setyonugroho, Kepala Urusan Website BSI UMY saat dihubungi pada Senin (19/10/20) menjelaskan support IT dan virtual room memiliki konsep seperti siaran di televisi dengan menyediakan main stage sebagai main room atau hall utama konferensi yang ditempatkan di AR Fakhruddin B Lantai 5.

“Konsep pemanfaatan IT dalam virtual konferensi ini seperti layaknya siaran televisi yang menyediakan adanya main room yang bisa menyiarkan dari semua tempat, di situ juga ada yang stanby sebagai anchor atau pembawa acara layaknya pewarta berita dengan membacakan susunan acara di Main Stage yang terletak di AR Fakhruddin B Lantai 5, kemudian disiarkan secara live melalui beberapa channel sosial media, seperti Instagram dan Youtube Universitas Muhammadiyah Yogyakarta,” ungkap Winny Setyonugroho.

Support IT dan virtual room dilakukan pertama kali pada acara konferensi internasional, the-4th ICOSI pada 13-14 Oktober 2020. “Support IT yang digunakan pada konferensi ini selain disiapkan main stage sebagai ruang utama siaran conferensi berbasis online, juga disediakan 14 fokal konferensi yang ditempatkan di gedung area UMY menyesuaikan dengan protokol kesehatan Covid-19. Kemudian dari 14 Fokal tersebut, pada satu waktu penayangan siaran online konferensi terdapat 50 ruang parallel yang melakukan presentasi artikel penelitian yang dilakukan selama dua hari full dari pagi hingga sore,” imbuhnya.

Menurut Winny tujuan adanya main stage dan beberapa virtual room yang dijadikan satu dan disiarkan di media social, agar peserta secara fleksibel memilih tema atau topik pembahasan konferensi sesuai bidang masing-masing. “Ke 14 fokal konferensi semuanya dimasukkan ke halaman utama konferensi agar semua peserta dapat berpindah dari satu lokasi virtual ke lokasi virtual yang lainnya. Mereka dapat mengikuti materi pembicara yang mereka sukai dan yang paling diminati sesuai dengan bidang ilmu masing-masing peserta, sehingga peserta ada kebebasan untuk melihat semua ruang ataupun memilih ruang yang mereka minati tanpa dibatasi satu ruang virtual saja. Support IT yang disediakan Biro Sistem Informasi memberikan fasilitas kepada peserta konferensi, agar mudah memilih virtual room yang lebih fleksibel,” tambahnya.

Persiapan dalam support IT dilakukan dua bulan sebelum acara berlangsung.”Untuk persiapan virtual room ini dilakukan jauh-jauh hari dan persiapan ini seperti menyiapkan virtual room, kemudian menyiapkan operator yang menghandle komputer dan laptop, selanjutnya menyiapkan SOP virtual room, dan dua hari sebelum acara konferensi kami melakukan gladi persiapan konferensi untuk memastikan semua peralatan bekerja dengan baik dan semua moderator serta operator yang bertanggung jawab untuk kelancaran pelaksanaan acara siap sepenuhnya,” jelasnya.

Support IT dan virtual room kelanjutannya digunakan pada acara konferensi UMY Grace (Undergraduate Conference) 2020 pada 27- 28 Oktober dan Konferensi Pengabdian Masyarakat LP3M UMY pada November 2020. (Sofia-BHP UMY/Antok Wesman-Impessa.id)